・会議の分類
・ダメな会議を救う2つの方法
・分類ごとに時間枠を分ける
以前に、机の上が散らかっている人は、PCのデスクトップも散らかっている、という話をしたことがありました。
頭の中を整理することと、机やデスクトップ整理のベースは同じなんですよね。
詳しくはこちらの記事をご覧いただければと思います。
そんな整理術を応用していく話として、会議を取り上げたいと思います。
皆さんは会議を年間でどのぐらいされますでしょうか？
会社勤めの場合は、会議することが仕事、みたいな人もいらっしゃるかもしれません。
ちなみに
関係者が集まり、特定の目的に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、およびその物理的構成員の集まりを意味する。（Wikipediaから）
つまり複数名における意思決定の場なんですね。
今日はダメな会議を救う方法についてやわらか解説します。
会議の分類
意思決定の場が会議であると述べたばかりですが、
実際はそうなっていないのが組織というもの。
会議の性質を細かく分解すると以下になります。
①情報共有
進捗状況などを共有をする。
②ヒアリング
把握したい事項について情報収集する。
③ディスカッション
特定のテーマについて意見を出し合う。
④合意形成
見解の相違について落としどころを決める。
⑤意思決定
実施にあたっての最終判断を行う。（本来の会議）
①や②は、発言者からの一方通行、
③や④は、参加者同士の双方向、
⑤は決裁者への是非伺い。
つまり①から⑤にかけて会議の重要性が高まっていくとも言えます。
ダメな会議を救う2つの方法
ダメな会議は、会議招集の段階で分かります。
それは「議題」が明記されていない場合です。
酷い時には誰が議長かも不明な時もあります。
会議室に人が集まって「だれが進行します？」みたいなケースです（笑）
冗談ではなく、本当に日本企業にはこんな自然発生的な会議があります。
会議を実施する場合に抑えておくべきポイントはすごくシンプルで、
・①から⑤のどれにあたるか。
・何がゴールか。
このたった２つです。
会議招集を受けた場合であれば、事前に確認をすることで、
どうしようもないダメ会議となるのを未然に防ぐことができます。
自分が会議招集をするのであれば予め明確にしておくことをオススメします。
「ムダな会議」による企業損失
日本企業は年間でどのくらいの時間を会議に費やしているのか。
2018年にパーソル総合研究所さんが調べたところ、
メンバー層で154時間、部長級では434時間と、役職が上がるにつれて時間が増加。
1万人を超える大企業になると、なんと630時間にも及びます。
【出典】「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円（パーソル総合研究所）
公開日 2018/12/13
とんでもなく大きなコストになっているんですね。
ツールなどのソフト面による整備や、レポートラインや権限譲渡などのハード面による整備など、
会議でのムダを削減する工夫をしているかどうかで、その企業の成長性を見極めることも可能なわけです。
分類ごとに時間を分ける
そんな先生は会議分類ごとに時間枠も分けて対応しています。
①情報共有→15分
②ヒアリング→15分
③ディスカッション→30分
④合意形成→60分
⑤意思決定→30分
“どの会議もとりあえず1時間！”みたいなことありませんか？
こういう点から見直していく必要がありますよね。
こちらの記事もよろしければどうぞ。
では、ごきげんよう。
質の良い会議には、質の良いファシリテーターが必要。
