・プレゼンとぼく
・4つのパターン
・情報を伝えるということ
おはーん、ペーパー先生です。
ぼくはIT企業で開発部門長をやっていまして、
日々、社内外でさまざまなプレゼンテーションを受けます。
それは新規開発案件から、意見交換レベルのものまで様々あり、
いづれにしても何らかの意思決定や方針を出すわけです。
そうした経験を重ねてきた中で、プレゼンテーションにおける
抑えておきべきポイントはパターンが存在するなと感じています。
今日は、プレセンテーションを行う側の方にも、
受ける側の方にも参考になるような、
「プレゼンテーションで抑えておくべきポイント」
をまとめていこうと思います。
4つのパターン
プレゼンテーションの質は以下のいづれか4つに収まると考えています。
①「提案の目的」と「判断ポイント」が整理されている
②「提案の目的」は整理されているが「判断ポイント」がぶれている
③「提案の目的」はぶれているが「判断ポイント」は整理されている
④「提案の目的」も「判断ポイント」も整理されていない
プレゼンテーション資料というのは、必要な要素を端的に洗い出すと、
・そもそもなぜ提案をしたいのか？（提案の目的）
・何を判断してもらいたいのか？（判断ポイント）
この2つとなります。
ここさえしっかりと抑えてあれば、
残りの差をつけるのは情報の見せ方と、伝え方となります。
ぼくはこれまで優に1,000以上はプレゼンを受けていますし、
自分自身でも行ってきました。
その経験をもとに、さきほどの4つのポイントについて、
詳細をまとめていきます。
①「提案の目的」や「判断ポイント」が整理されている
これが理想の形です。最初からこのレベルで提案を出せる人は1割も満たないと思います。自分自身がプレゼンをする際も意識して作りますが、それでも作り手視点で手落ち、つまり情報が分かりづらい、足りていない、となるケースもあります。重要なのは判断をする側の人にとって、どんな情報があれば意思決定をしやすいのか。その情報だけを抽出し、それ以外はごちゃごちゃ書かない。パワーポイントなどのプレゼンツールが普及した悪い影響でもありますが、不用意にページや情報を増やして言いたいことだけを記してしまう。結果、何を判断してもらいたいのかが、曖昧になることが多いと感じます。
②「提案の目的」は整理されているが「判断ポイント」がぶれている
このパターンは全体の4割程度でしょうか。何を判断してもらいたいかは明確になっているものの、それをなぜ進めたいのかの説明がおぼつかない、というようなものです。自分がやりたいこと、目指したいこと、承認いただきたい金額や契約。これらが資料で先行してしまい、初めて見聞きした人のことが考慮されていない。また、提案の前提となる全体概要の文脈がバラバラ、そんなことが要因になっています。ただしこの場合は構成を直したり、補足をするなどすれば、①の成功資料と同等のものに仕上がりますから、そこまで重大な問題にはなりません。
③「提案の目的」はぶれているが「判断ポイント」は整理されている
このパターンは2割ぐらいですね。提案したいことが整理されているため、通常であれば判断ポイントがずれることは少ないのですが、まれに見落としがあるためです。例えば企画を実行する際に、その実行予算の承認を受ける必要があるのはその通りですが、他にも一緒に進めていくパートナー企業との契約是非、対外的にこの取り組みを発表する時期や内容の是非、など意思決定の部分は多岐に及びます。分かりやすい対処方法は資料の最終ページに「本日ご承認をいただきたい事項」を設け、箇条書きで記しておくことです。これをしておけば、長々プレゼンした最後で「結局、何を判断すればいいの？」という状況を回避できます。
④「提案の目的」も「判断ポイント」も整理されていない
このパターンも3割ぐらい存在します。当たり前ですが4つのパターンの中でこの手の資料は最悪です。基本的に「提案の目的」段階から内容が怪しい場合は、資料の作り手に迷いが生じているケースがほとんどです。迷いがあるから、判断を伺うポイントまで正確に導き出すことができない。この場合、再提出を求めることになりますが、②や③まで持っていくまでに肌間では通常1ヶ月以上時間を要します。その場合、ぼくが指示を出すのは、ペラ1で良いので「提案の目的」と「判断ポイント」を箇条書きでまとめること。結局、これができないと周辺情報の肉付けをしても誤った方向にしかいかないからです。
さいごに
今日は「プレゼンテーションで抑えておきべきポイント」について
4つのパターンを例に紹介をしてきましたが、いかがだったでしょうか？
相手に情報を伝える際、
「文字」→「図形」→「音声」→「動画」
というように、情報量が増えれば増えるほど複雑化していくものです。
プレゼンテーションというのは上記の全てが含まれます。
資料には文字や図形が載り、それを声で説明をし、身振り手振りを加える。
つまり、プレゼン資料を作る側は、最初から全部盛りで提案を作り始めると、
余計な情報がふんだんに含まれるため、伝えたいことや意思決定をしてほしい箇所がブレていきます。
そのため、まずは文字ベースで簡素に整理をする。
その上で、補足情報を図形や説明で補足をしていく。
そんなプロセスで整理をしていくと、分かりやすくまとめ上げることができます。
また、プレゼンを聞く側、判断をする側は、
4つのポイントで触れたように、
・そもそもなぜ提案をしたいのか？（提案の目的）
・何を判断してもらいたいのか？（判断ポイント）
ここだけをしっかり抑えておけば良いわけです。
普段、お仕事をしていると必ずプレゼンをするシーンに出会すことになります。
プレゼンを受ける場合も実施する場合も、参考になるかと思います。
では、ごきげんよう。
よろしければこちらの記事もご覧ください。
プレゼンは結構、知力・体力を消費する。
