・作った資料にミスがあって怒られている方。
・誤字脱字が減らない方。
・超重要なプレゼンを控えている方。
おはーん、ペーパー先生です。
今日のテーマは「資料のミスをなくす3つの方法」です。
5時間や10時間かけて作ったプレゼン資料だったとしても、たった1つミスがあるだけで、その準備はすべて無駄になります。
「いやいや先生、人は失敗を繰り返すことで成長するんでしょ」
という声が聞こえてきそうです。
はい、「失敗は成功の基」といいますが、人の成長は失敗からしか得られませんので、それは正しいです。
ただし、今日取り上げたいのはあくまで「資料」についてです。
人が何かを行動して失敗することと、作った資料でミスがあることは、その意味が大きく違います。
それが些細な誤字脱字だったとしても、その1つがあるだけで資料全体の信用性が失われるからです。
今日は資料のミスがなぜ「致命的」なのか、そしてそのミスをどのように無せるのかについて深堀します。
資料にミスがあると致命的な理由
先生が広報をしていたときには、日々たくさんのプレスリリースの作成やチェックを行ってきました。
プレスリリースとは：
新聞やテレビなどのメディアに向けて、企業が情報の提供や告知、発表を行うこと。メールでの配信のほか現在でもファックス送信が併用されており、一般的には企業の広報部門が作成・発信を行う。また、これらの業務をすべて受託する業者も存在する。
この業務内容を見ていただくと分かる通り、企業の発信情報に誤りがあっては絶対にいけません。
そのため、ミスがあれば後日訂正リリースを出すこともあります。
なぜ資料にミスがあると致命的なのか。
事例を踏まえながら、以下にまとめてみました。
・1箇所ミスがあれば、その資料には他にもミスがあることが考えられる。
・何かを判断する場合、誤った情報で誤った判断をする可能性が高まる。
・誤った判断をした場合、後日アクションプラン変更をするのは手間もコストもかかる。
このように、どんどん傷口が拡大していくことがお分かりいただけると思います。
つまり、それが数値の間違いだったとしても（これは論外ですが…）、些細な誤字脱字だったとしても、絶対にあってはいけないということです。
資料のミスをなくす3つの方法
では、そうしたミスをなくすための方法はなにか。
先生が過去の経験則上、これを押さえておけば限りなくミスをゼロにできるコツをまとめました。
①文章を寝かせる。
②3人以上でチェックを行う。
③異なる役割・年齢の方にチェックしてもらう。
順に説明をしていきます。
①文章を寝かせる。
先生は、最低でも資料が出来上がってから3日間は時間を置くようにします。これの何が良いかというと、作った当日は気付かなかったミスを、翌日頭がクリアな状態で見返すことで発見できる、ということです。特に朝一番でやるのが抜群に効果高いです。
②3人以上でチェックを行う。
先ほどの①では、自分1人で客観視するための施策として日を置く手法を使いました。それを物量で行うのがこのアプローチです。人数が増えれば増えるほど、漏れは少なくなりますが、体感としてはだいたい3人程度でのチェックで十分その効果は上がります。
③異なる役割・年齢の方にチェックしてもらう。
通常、②を行うと同じチーム内メンバーにお願いすることになりますが、これを違う部門や異なる年齢層の方にお願いするという方法です。これをすると、別の見地からミスや漏れなどをチェックすることが可能になります。
先生は広報時代、ほぼすべての案件で①〜③をやっていました。
自分よりも年齢がすごく高いベテランに見てもらうと「ならではの指摘」があったりもして、勉強になります。
このように、皆さんの作る資料のミスを、できる限りなくすための参考にしていただければと思います。
では、ごきげんよう。
このブログで誤字脱字があるのは、②と③をやってないから。（言い訳）
